Stripe-uitbetalingen boeken: waarom het bedrag op je bankrekening niet je omzet is
Je verkoopt producten via je webshop, ontvangt betalingen voor je online cursus of hebt klanten met een maandelijks abonnement. De betalingen lopen via Stripe en regelmatig verschijnt er een bedrag op je zakelijke bankrekening.
Mooi, denk je. Weer omzet binnen.
Maar wanneer je de bedragen vergelijkt met je verkopen, klopt er iets niet. Stripe heeft minder uitbetaald dan je verwachtte. Waar is het verschil gebleven? En welk bedrag moet je eigenlijk verwerken in je boekhouding?
Een Stripe-uitbetaling is niet hetzelfde als je omzet. En juist dat verschil zorgt bij veel online ondernemers voor verwarring.
We leggen uit hoe het werkt, waar je op moet letten en hoe je voorkomt dat je administratie onnodig ingewikkeld wordt.
Waarom betaalt Stripe minder uit dan je hebt verkocht?
Wanneer een klant via Stripe betaalt, komt het geld niet altijd direct op je zakelijke bankrekening terecht. Stripe verwerkt de betaling en houdt het bedrag tijdelijk bij binnen je Stripe-account.
Vervolgens maakt Stripe geld over naar je bankrekening. Dat kan dagelijks, wekelijks of volgens een ander ingesteld uitbetalingsschema.
Het bedrag dat je ontvangt, kan afwijken van je verkopen. Bijvoorbeeld doordat:
- Stripe transactiekosten heeft ingehouden.
- Een klant geld heeft teruggekregen.
- Een betaling wordt betwist.
- Er betalingen uit verschillende dagen in één uitbetaling zitten.
- Er sprake is van valutawisselingen of andere correcties.
Dat betekent niet meteen dat er iets mis is. Maar je moet wel kunnen verklaren waar het verschil vandaan komt.
Een voorbeeld: € 121 verkocht, € 118 ontvangen
Stel, je verkoopt een online product voor € 121 inclusief 21% btw.
Stripe verwerkt de betaling en houdt in dit voorbeeld € 3 aan transactiekosten in. Vervolgens ontvang je € 118 op je zakelijke bankrekening.
Wat betekent dat voor je boekhouding?
| Onderdeel | Bedrag |
|---|---|
| Verkoopbedrag inclusief btw | € 121 |
| Omzet exclusief btw | € 100 |
| Btw over de verkoop | € 21 |
| Stripe-kosten | € 3 |
| Uitbetaling op je bankrekening | € 118 |
Dit is een vereenvoudigd voorbeeld van een Nederlandse verkoop waarop 21% btw van toepassing is.
Boek je alleen de € 118 die op je bankrekening binnenkomt als omzet? Dan gaat het mis.
Je hebt namelijk € 100 omzet gemaakt, € 21 btw in rekening gebracht en € 3 aan betaalverwerkingskosten betaald.
De € 118 is uitsluitend het bedrag dat Stripe aan je heeft overgemaakt.
Je bankrekening laat zien hoeveel geld je ontvangt. Je boekhouding moet laten zien wat je hebt verdiend, welke kosten je hebt gemaakt en hoeveel btw je moet afdragen.
Hoe zit het met de btw op Stripe-betalingen?
Hier moet je extra goed opletten.
Je berekent de btw niet simpelweg over het bedrag dat Stripe op je bankrekening stort. Je kijkt naar de onderliggende verkopen en de btw-regels die daarop van toepassing zijn.
Verkoop je bijvoorbeeld producten met 21% btw, dan moet je de btw over die verkopen correct verwerken, ook wanneer Stripe kosten inhoudt.
Maar niet iedere ondernemer heeft dezelfde btw-situatie.
Bij de btw-aangifte maakt het bijvoorbeeld verschil of je het factuurstelsel of het kasstelsel toepast. Ook vooruitbetalingen en doorlopende diensten kunnen invloed hebben op het moment waarop je btw verschuldigd bent.
Verkoop je aan klanten in andere EU-landen of buiten de EU? Dan kunnen bovendien andere btw-regels gelden.
Vooral voor webshops, online cursusmakers en ondernemers met internationale klanten is het daarom belangrijk dat je administratie verder kijkt dan alleen de bedragen die Stripe uitbetaalt.
Wat doe je met de kosten die Stripe inhoudt?
Stripe brengt kosten in rekening voor het verwerken van betalingen. Die kosten wil je afzonderlijk terugzien in je administratie.
Waarom?
Omdat je anders niet goed kunt beoordelen wat het ontvangen van betalingen je werkelijk kost.
Stel dat je webshop groeit en je steeds meer betalingen via Stripe ontvangt. Dan is het prettig om te weten hoeveel je maandelijks aan transactiekosten kwijt bent.
Die informatie helpt je bijvoorbeeld bij het bepalen van je verkoopprijzen en het beoordelen van je winstmarge.
Let ook op de btw-behandeling van de Stripe-kosten. Die is niet automatisch hetzelfde als de btw op je eigen verkopen. Controleer daarom de facturen en kostenoverzichten die Stripe beschikbaar stelt.
En als een klant geld terugkrijgt?
Ook terugbetalingen kunnen voor verschillen zorgen.
Stel dat een klant een online product koopt en later gebruikmaakt van een terugbetalingsregeling. Je betaalt het aankoopbedrag via Stripe terug.
Die terugbetaling moet correct worden verwerkt in je administratie. Afhankelijk van de situatie kan ook een correctie van de eerder geboekte omzet en btw nodig zijn.
Een chargeback is iets anders. Daarbij betwist een klant een betaling via de bank of creditcardmaatschappij.
Het bedrag kan dan worden teruggeboekt of tijdelijk worden ingehouden, terwijl nog niet vaststaat hoe het geschil afloopt.
Daarom is het belangrijk om terugbetalingen en betwiste betalingen niet zomaar allemaal als negatieve omzet te boeken.
Wat is een Stripe-tussenrekening?
Misschien heb je er weleens van gehoord: een tussenrekening.
Het klinkt ingewikkelder dan het is.
Je kunt een Stripe-tussenrekening zien als een aparte plek in je boekhouding waar je bijhoudt welke bedragen via Stripe lopen.
Wanneer klanten via Stripe betalen, worden die betalingen in je administratie verwerkt. De kosten en eventuele terugbetalingen worden ook meegenomen.
Maakt Stripe vervolgens geld over naar je zakelijke bankrekening? Dan is dat een verplaatsing van geld, geen nieuwe omzet.
Met een goed ingerichte tussenrekening kun je controleren of de bedragen in je boekhouding aansluiten op de gegevens van Stripe.
Moet die tussenrekening altijd op nul staan?
Nee.
Stel dat je op vrijdag betalingen ontvangt, maar Stripe het geld pas op maandag uitbetaalt. Dan kan er op vrijdag nog een bedrag op je Stripe-tussenrekening staan.
Dat is helemaal niet vreemd.
Het gaat erom dat je kunt verklaren waaruit het saldo bestaat en dat dit aansluit op de gegevens in Stripe.
Hoe voorkom je dat Stripe een boekhoudkundige puzzel wordt?
Het belangrijkste is dat je niet alleen naar je bankrekening kijkt.
Zorg dat je beschikt over betrouwbare verkoopgegevens en de juiste Stripe-overzichten. Daarmee kun je controleren of alle verkopen, kosten, terugbetalingen en uitbetalingen zijn verwerkt.
Een goede inrichting van je boekhouding maakt daarbij een groot verschil.
Je hoeft dan niet bij iedere uitbetaling opnieuw te puzzelen waarom het bedrag afwijkt van je verkopen.
En misschien nog belangrijker: je krijgt beter inzicht in je onderneming.
Want als je omzet en kosten correct worden verwerkt, kun je veel beter beoordelen hoeveel je daadwerkelijk overhoudt.
Stripe en SnelStart: hoe werkt dat?
Werk je met SnelStart? Dan is het belangrijk dat de verwerking van je Stripe-betalingen goed aansluit op je verkoopadministratie.
Hoe je dit precies inricht, hangt af van je onderneming.
Een webshop met honderden bestellingen per maand vraagt bijvoorbeeld om een andere aanpak dan een coach die enkele abonnementen via Stripe ontvangt.
Ook maakt het verschil of je verkoopfacturen vanuit een ander systeem komen, of je verschillende btw-tarieven gebruikt en of je internationale klanten hebt.
Er bestaat daarom niet één werkwijze die voor iedere online ondernemer hetzelfde is.
Het doel is wel altijd gelijk: een administratie waarin je verkopen, kosten, btw en uitbetalingen goed op elkaar aansluiten.
Veelgestelde vragen over Stripe en boekhouding
Is een Stripe-uitbetaling hetzelfde als omzet?
Nee. Een Stripe-uitbetaling is het bedrag dat Stripe naar je zakelijke bankrekening overmaakt. Je omzet wordt bepaald door je verkopen en de regels voor omzetverantwoording. De uitbetaling kan lager zijn doordat Stripe kosten of terugbetalingen heeft verrekend.
Moet ik Stripe-kosten apart boeken?
Ja, voor een goed inzicht in je omzet en kosten verwerk je de Stripe-kosten afzonderlijk. Zo voorkom je dat je alleen het netto ontvangen bedrag als omzet registreert.
Waarom klopt mijn Stripe-uitbetaling niet met mijn verkopen?
Dat kan komen doordat Stripe meerdere betalingen samenvoegt, transactiekosten inhoudt of terugbetalingen en andere correcties verwerkt. Controleer het uitbetalingsoverzicht in Stripe om te zien hoe het bedrag is opgebouwd.
Hoe verwerk ik Stripe in SnelStart?
Dat hangt af van de inrichting van je administratie. Vaak wordt gewerkt met een Stripe-tussenrekening om betalingen, kosten en uitbetalingen op elkaar te laten aansluiten. De exacte verwerking hangt onder andere af van je verkoopfacturen en de beschikbare Stripe-gegevens.
Hoe zit het met Stripe en buitenlandse btw?
Dat hangt af van wat je verkoopt, waar je klant gevestigd is en of je aan een particulier of ondernemer levert. Stripe verwerkt de betaling, maar bepaalt niet automatisch welke btw-regels op jouw verkoop van toepassing zijn.
Je boekhouding moet je inzicht geven, geen extra werk
Als online ondernemer heb je waarschijnlijk wel iets beters te doen dan iedere maand uitzoeken waarom je Stripe-uitbetalingen niet overeenkomen met je verkopen.
Toch is het belangrijk dat die bedragen kloppen. Niet alleen voor je btw-aangifte, maar ook om te weten hoe je onderneming ervoor staat.
Bij WEST-administratie helpen we online ondernemers met een goed ingerichte boekhouding, waarbij we ook rekening houden met betaalplatformen zoals Stripe.
Of je nu een webshop runt, online cursussen verkoopt of werkt met abonnementen: je wilt duidelijkheid over je cijfers, zonder zelf voortdurend met je boekhouding bezig te zijn.
Wil je jouw boekhouding goed geregeld hebben, zodat jij je kunt richten op ondernemen?
Plan direct je gratis en vrijblijvende kennismakingsgesprek met WEST-administratie.