Privacyverklaring WEST-administratie

Bij WEST-administratie gaan wij zorgvuldig om met persoonsgegevens. Als administratiekantoor verwerken wij dagelijks financiële, fiscale en administratieve gegevens van ondernemers. Dat brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee.

Wij vinden het belangrijk dat je weet welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en hoe wij jouw gegevens beschermen. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe WEST-administratie omgaat met persoonsgegevens van (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers, websitebezoekers en andere betrokkenen.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

1. Wie zijn wij?

WEST-administratie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

WEST-administratie
KvK-nummer: 13042747
Vestigingsplaats: Weert
E-mailadres: info@west-administratie.nl
Website: west-administratie.nl

WEST-administratie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van haar dienstverlening worden verwerkt, tenzij uit de wet of uitdrukkelijke afspraken anders voortvloeit.

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die WEST-administratie verwerkt van onder andere:

• (potentiële) opdrachtgevers;
• contactpersonen van opdrachtgevers;
• leveranciers en zakelijke relaties;
• bezoekers van onze website;
• personen die contact met ons opnemen via e-mail, telefoon of het contactformulier;
• personen die gebruikmaken van onze digitale dienstverlening.

Deze privacyverklaring is eveneens van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt tijdens de uitvoering van administratieve, fiscale en financiële dienstverlening.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

Persoons- en contactgegevens

• naam;
• bedrijfsnaam;
• adresgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• functie binnen een organisatie;
• KvK-nummer;
• btw-identificatienummer (indien van toepassing).

Identificatiegegevens

Indien dit op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) of andere wettelijke verplichtingen noodzakelijk is, kunnen wij tevens identificatiegegevens verwerken, zoals:

• een kopie of scan van een geldig identiteitsbewijs;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor de identificatie en verificatie van de identiteit van opdrachtgever of diens vertegenwoordiger.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen.

Financiële en administratieve gegevens

Voor de uitvoering van onze dienstverlening verwerken wij onder andere:

• administratieve gegevens;
• facturen;
• bankgegevens;
• betalingsinformatie;
• fiscale gegevens;
• gegevens die nodig zijn voor belastingaangiften;
• jaarrekeninggegevens;
• financiële rapportages;
• overige gegevens die noodzakelijk zijn voor een correcte uitvoering van onze werkzaamheden.

Digitale gegevens

Bij gebruik van onze website of digitale systemen kunnen wij onder andere verwerken:

• IP-adres;
• browsergegevens;
• apparaat gegevens;
• loggegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor de beveiliging van onze systemen.

Wij verwerken nooit meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of waarvoor wij deze op grond van de wet mogen verwerken.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

WEST-administratie verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden. Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening of waartoe wij wettelijk verplicht zijn.

Wij verwerken persoonsgegevens onder andere voor:

• het uitvoeren van administratieve, financiële en fiscale werkzaamheden;
• het verzorgen van belastingaangiften;
• het samenstellen van jaarrekeningen en financiële rapportages;
• het beantwoorden van vragen en onderhouden van contact;
• het opstellen en uitvoeren van overeenkomsten;
• het verzenden van offertes, prijsvoorstellen en facturen;
• het uitvoeren van de financiële administratie;
• het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;
• het verbeteren van onze dienstverlening;
• het beveiligen van onze systemen en digitale dienstverlening;
• het voorkomen en bestrijden van fraude en misbruik;
• het nakomen van wettelijke administratie- en bewaarplichten;
• het behandelen van klachten, vragen of verzoeken.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of voor een daarmee verenigbaar doel.

5. Op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalt dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

WEST-administratie verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op één of meer van de volgende grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst

De meeste persoonsgegevens verwerken wij omdat deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening. Zonder deze gegevens kunnen wij onze werkzaamheden niet of niet volledig uitvoeren.

Wettelijke verplichting

Voor administratieve en fiscale dienstverlening zijn wij wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verwerken en gedurende de wettelijke bewaartermijnen te bewaren. Daarnaast kunnen wij op grond van onder andere de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht zijn persoonsgegevens en identificatiegegevens te verwerken en te verifiëren.

Gerechtvaardigd belang

In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens omdat wij daar een gerechtvaardigd bedrijfsbelang bij hebben. Bijvoorbeeld voor:

• het onderhouden van contact met opdrachtgevers;
• het beveiligen van onze systemen;
• het verbeteren van onze dienstverlening;
• het voorkomen van fraude of misbruik;
• het afhandelen van geschillen of klachten.

Hierbij maken wij steeds een zorgvuldige afweging tussen ons belang en de privacy van betrokkenen.

Toestemming

Wanneer toestemming wettelijk vereist is, vragen wij deze vooraf. Een eenmaal gegeven toestemming kan altijd weer worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

WEST-administratie verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer opdrachtgever daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven of daarom heeft verzocht.

In de reguliere dienstverlening verstrekt WEST-administratie persoonsgegevens uitsluitend aan de Belastingdienst of andere overheidsinstanties, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden of wettelijk verplicht is.

WEST-administratie verstrekt in beginsel geen persoonsgegevens of administratieve gegevens rechtstreeks aan banken, financiers, leveranciers, accountants, adviseurs of andere derden. Indien dergelijke gegevens moeten worden verstrekt, gebeurt dit in principe door opdrachtgever zelf.

Wanneer derden in opdracht van WEST-administratie persoonsgegevens verwerken, zoals leveranciers van software, cloudoplossingen of ICT-diensten, gebeurt dit uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Met deze partijen worden, waar wettelijk vereist, passende afspraken gemaakt over de bescherming van persoonsgegevens.

WEST-administratie verstrekt nooit meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden verwerkt of gedeeld. WEST-administratie is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop opdrachtgever persoonsgegevens verstrekt aan derden of voor de beveiliging van communicatie die buiten de systemen van WEST-administratie plaatsvindt.

7. Gebruik van software, cloudoplossingen en AI

WEST-administratie maakt gebruik van moderne software en digitale hulpmiddelen om haar dienstverlening efficiënt, veilig en zorgvuldig uit te voeren.

Hierbij kan gebruik worden gemaakt van onder andere:

• boekhoudsoftware;
• fiscale software;
• klantportalen;
• cloudopslag;
• e-mail- en kantoorsoftware;
• beveiligingssoftware;
• hulpmiddelen voor documentverwerking, analyses en automatisering.

Daarnaast kan WEST-administratie gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI) en andere geautomatiseerde hulpmiddelen ter ondersteuning van haar dienstverlening.

AI wordt uitsluitend gebruikt als hulpmiddel en neemt geen zelfstandige beslissingen over opdrachtgevers of hun ondernemingen. De uiteindelijke beoordeling, controle en besluitvorming blijven altijd de verantwoordelijkheid van WEST-administratie.

Wanneer AI of andere digitale hulpmiddelen worden ingezet, gebeurt dit uitsluitend voor zover dit passend is binnen de dienstverlening en met inachtneming van passende beveiligingsmaatregelen en de geldende privacywetgeving.

WEST-administratie streeft ernaar uitsluitend betrouwbare softwareleveranciers te gebruiken die passende maatregelen treffen om persoonsgegevens te beschermen.

WEST-administratie gebruikt AI niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering zoals bedoeld in de AVG.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

WEST-administratie neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, wijziging of andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Wij maken onder andere gebruik van beveiligde software, versleutelde verbindingen, toegangsbeveiliging, sterke wachtwoorden en, waar mogelijk, tweefactor authenticatie.

Alleen personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden hebben toegang tot persoonsgegevens.

Hoewel wij passende beveiligingsmaatregelen treffen, kan geen enkele vorm van gegevensverwerking of digitale communicatie volledig worden gegarandeerd als honderd procent veilig. WEST-administratie spant zich voortdurend in om de beveiliging van persoonsgegevens actueel en passend te houden.

Medewerkers en eventuele ingeschakelde derden die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan een geheimhoudingsplicht of een vergelijkbare contractuele verplichting.

9. Bewaartermijnen

WEST-administratie bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Voor administratieve, fiscale en overige gegevens gelden de wettelijke bewaartermijnen voor zover deze van toepassing zijn.

Gegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening of waarvoor geen wettelijke bewaarplicht meer geldt, worden zorgvuldig verwijderd of geanonimiseerd.

Na beëindiging van de samenwerking blijft opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor het bewaren van de eigen administratie en overige gegevens die voor de onderneming van belang zijn.

Wanneer wettelijke bewaartermijnen met elkaar conflicteren, geldt de langste toepasselijke wettelijke bewaartermijn.

10. Rechten van betrokkenen

Iedere betrokkene heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot zijn of haar persoonsgegevens.

Je hebt onder andere het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen, voor zover de wet dit toestaat;
• de verwerking van persoonsgegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens;
• persoonsgegevens over te laten dragen, voor zover de wet hierin voorziet;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken, indien de verwerking daarop is gebaseerd.

Wij kunnen je vragen je te identificeren voordat wij een verzoek in behandeling nemen.

Wil je gebruikmaken van één van deze rechten? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek. Wanneer een verzoek ongegrond, buitensporig of in strijd met een wettelijke bewaarplicht is, kunnen wij een verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzen. Uiteraard zullen wij dit altijd motiveren.

11. Cookies en onze website

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten functioneren, de veiligheid te waarborgen en inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Voor zover wettelijk vereist, vragen wij vooraf toestemming voor het plaatsen van cookies.

Via de instellingen van de internetbrowser kunnen cookies worden verwijderd of geblokkeerd. Houd er rekening mee dat bepaalde onderdelen van de website hierdoor mogelijk minder goed functioneren.

De website kan links bevatten naar websites van derden. Deze privacyverklaring is daarop niet van toepassing.

Voor meer informatie over het gebruik van cookies verwijzen wij, indien van toepassing, naar onze cookieverklaring of cookiebanner op de website.

12. Wijzigingen van deze privacyverklaring

WEST-administratie kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer wet- en regelgeving verandert of wanneer onze dienstverlening wordt aangepast.

De meest actuele versie van de privacyverklaring is altijd beschikbaar via onze website.

Wij adviseren je deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

13. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de wijze waarop WEST-administratie persoonsgegevens verwerkt? Neem dan gerust contact met ons op.

WEST-administratie
KvK-nummer: 13042747
Vestigingsplaats: Weert
E-mailadres: info@west-administratie.nl
Website: west-administratie.nl

Ben je van mening dat wij niet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en komen wij er samen niet uit? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 01 juli 2026.